Open Data Checklist

Op deze pagina wordt overzicht gegeven van een aantal belangrijke stappen die gezet moeten worden om als organisatie met open data aan de slag te gaan. Dit overzicht kan opgevat worden als een checklist aan reflecties die men best behandeld bij het uitzetten van een open data-werking binnen een organisatie.

Checklist voor een duurzaam open data-beleid

In het opendataverhaal spelen erg veel verschillende actoren, factoren en kritische succesvoorwaarden mee. Het potentieel is duidelijk, maar tussen droom en realiteit staan nog een aantal boeiende uitdagingen. Het onderstaande geeft een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten rond het opzetten van een open data-werking binnen een organisatie. Deze aandachtspunten zijn opgesteld in vijf hoofdcategorieën (zie deze link voor meer inspiratie):

  • Probleemdefinitie
  • Capaciteit en organisatiecultuur
  • Governance
  • Partnerschappen
  • Risico’s

 

Probleemdefinitie

Aanleiding en context kaderen

Het is niet de bedoeling data te openen ‘om te openen’, maar open data in te schakelen om een concreet (beleids)probleem aan te pakken.

Probleem en doelen definiëren

Het is van niet te onderschatten belang bij aanvang van een opendatatraject de doelstellingen goed te definiëren en waar nuttig hier KPI’s aan te koppelen (zie verder). Dit wil zeggen dat het zaak is zeer concreet te definiëren wat de beleidsuitdaging is en wat de rol van open data kan zijn. Open data zullen het volledig probleem nooit in een vacuüm kunnen oplossen, maar kunnen instrumenteel zijn om zaken in een stroomversnelling te brengen.

‘Hergebruikersonderzoek’ doen

Ga te rade bij potentiële hergebruikers van je data en onderzoek welke doelstellingen zij belangrijk vinden. Door een transparante dialoog met hergebruikers krijgen zij ook meer inzicht in de uitdagingen waar een (lokale) overheid voor staat en kunnen ze meedenken over oplossingen.

Probleem herdefiniëren

Durf het initieel geïdentificeerde probleem te evalueren, bij te sturen of volledig te herdefiniëren. Door naar buiten te treden en te luisteren kan het probleem verfijnd of helemaal omgegooid worden.

Data-overzicht opstellen

Krijg zicht op wat er aanwezig is binnen de organisatie. Een exhaustief overzicht krijgen op wat er aanwezig is blijkt vrijwel onmogelijk, maar om aan een goed opendatabeleid te beginnen, is het belangrijk eerst een algemeen beeld te krijgen op welke organisatie of medewerker verantwoordelijk is voor welke data.

 

 

Capaciteit en organisatiecultuur bij de lokale overheid

Data-infrastructuur uitbouwen

Wanneer je data wil openen is hier een bepaalde infrastructuur voor nodig, zij het in een platform, portaal of het up-to-date brengen van de webpagina’s van de stad of gemeente. In het geval van kleinere gemeenten kan het nuttig en kostenbesparend zijn om dergelijke infrastructuur bovenlokaal te delen (bv. via een intercommunale, provincie of de Vlaamse Overheid).

Organisationele hinderpalen wegwerken

Een aanzienlijk aspect van het voeren van een opendatabeleid draait om organisatie: goede afspraken over welke bestuurslaag of welke dienst van de stad of gemeente een bepaalde taak opneemt, zijn dus van groot belang. Dit is niet altijd vanzelfsprekend of transparant en communicatie is hier in eerste instantie cruciaal.

Expertise uitbouwen

Het omgaan met (open) data vraagt minimum minimorum een bewustzijn bij de betrokken werknemers rond het belang van een goede datahygiëne. Daarnaast is het van belang binnen de organisatie meer kennis op te bouwen rond open data, of meer gebruik te maken van het opleidingsaanbod dat er vandaag reeds is (bv. bij de Vlaamse Overheid).

Feedback opvangen

Open data betekenen feedback: hergebruikers van data of burgers die diensten afnemen die van open data gebruikmaken zullen (graag en vaak) feedback geven op de werking van het opendata-initiatief. Men moet klaarstaan om deze feedback op te vangen en positief te benaderen.

Middelen voorzien

Hoewel open data er ten dele op gericht zijn efficiëntiewinsten na te streven, vraagt een goed beleid een initiële investering en de vertaling naar vlot lopende processen en onderhoud. Er dienen dus middelen vrijgemaakt te worden voor open data.

 

 

Governance

Evaluatie (KPI’s) voorzien

Zoals eerder werd aangehaald, is het voor een duurzaam opendatabeleid van belang in een goede evaluatie te voorzien en dus duidelijke KPI’s te hanteren (ongeacht of deze kwantitatief of kwalitatief worden ingevuld). Dit wil ook zeggen dat er een nulmeting moet gebeuren om het vooropgestelde resultaat tegen af te zetten. Zonder een degelijke evaluatie zal elk initiatief in vraag gesteld worden en is het moeilijk duurzaamheid in te bouwen.

Gedeelde principes opstellen en uitdragen

In elke samenwerking is een gedeeld afsprakenkader van belang: de verschillende partijen moeten dezelfde terminologie gebruiken en begrijpen, én naar een gemeenschappelijk doel toewerken. Het Smart Flanders Open Data Charter van de dertien centrumsteden, de VGC en de Vlaamse Overheid is hier een voorbeeld van.

Standaarden en datakwaliteit bewaken

Een belangrijk aspect van de datahygiëne die in het voorgaande kader vermeld werd, is het gebruik van standaarden. Ook dit is een gevolg van een goed gedeeld afsprakenkader en zorgt ervoor dat data makkelijker gedeeld, gekoppeld en uitgewisseld kunnen worden.

Rollen en verantwoordelijkheden bepalen

Hierin schuilt vandaag waarschijnlijk een van de grootste uitdagingen omtrent open data, namelijk wie welke rollen en verantwoordelijkheden opneemt. Dit komt onder andere door de voortdurende verschuivingen in het kerntakendebat, de taken die de overheid al dan niet opneemt. Omdat open data een relatief nieuw gegeven zijn, blijft het zoeken naar een goed governance-model, zowel wat het technische (bv. toewijzen van URI’s) als het organisatorische (bv. effectieve feedbackmechanismen voorzien) betreft.

Wendbaarheid verzekeren

Aangezien open data vaak betrekking hebben op vrij innovatieve concepten is het belangrijk zich als organisatie zo wendbaar mogelijk op te stellen. In sommige gevallen moet men snel kunnen reageren en bijsturen, wat wil zeggen dat de organisatie en achterliggende processen hier klaar voor moeten zijn. Men moet ook met een aantal risico’s kunnen omgaan, die verderop besproken worden.

 

 

Partnerschappen

Data-eigenaars aanspreken

Ga op zoek naar nieuwe vormen van samenwerking en partnerschappen met data-eigenaars. Dit kan gaan om andere lokale overheden, de Vlaamse of federale overheid, of bedrijven die interessante data bezitten en al dan niet leverancier zijn aan overheden. Door vanuit concrete uitdagingen en projecten op zoek te gaan naar partnerschappen, wordt het makkelijker mogelijk ook complexe langetermijnproblemen aan te pakken.

Domeinexperten betrekken

Schakel je domeinexperts in (bv. mobiliteit, leefmilieu, openbaar domein, cultuur etc.). Open data (en breder Smart Cities) worden vaak overgelaten aan de strategische cel, studiedienst of GIS-verantwoordelijke. Het is vaak echter van groot belang domeinexperts binnen het bestuur of de administratie te betrekken om een probleem goed te (her)definiëren en te bepalen of, hoe en welke data het best geopend zouden worden. Ook in het metadateren, het beschrijven van de data, is het belangrijk domeinexperts te raadplegen, zodat de redenen en doelen van de dataverzameling duidelijk zijn voor de buitenwereld.

‘Believers’ binnen de organisatie stimuleren

Identificeer de medewerkers binnen de organisatie die geloven in het belang van aandacht voor (open) data. Door hen actief te betrekken en verantwoordelijkheid te geven kan een opendatabeleid snel groeien. Faciliteer deze enthousiastelingen en geef hen de mogelijkheid, ruimte en tijd om nieuwe initiatieven op te zetten.

Gelijkgestemde organisaties aanspreken

Ga op zoek naar en maak gebruik van de kennis van gelijkgestemde organisaties, of het nu gaat om lokale besturen groot en klein, een departement van de Vlaamse Overheid, een lokale vereniging die een initiatief neemt, middenveldorganisaties zoals Mediawijs, Open Knowledge Belgium of lokale onderzoekscentra met expertise in het domein. Door kennis uit te wisselen met ervaringsdeskundigen en experts wordt een opendatabeleid meer onderbouwd.

Aanbesteden

Denk bij het afsluiten van nieuwe overeenkomsten of het heronderhandelen van bestaande contracten en concessies na over het data-eigenaarschap en hoe hiermee om te gaan. Gebruik standaardformuleringen rond (open) data bij het opstellen van bestekken en het afsluiten van contracten. Voorbeeldclausules rond open data zijn beschikbaar op de website van Smart Flanders.

 

 

Risico’s

Privacy

Elke oplossing die ontwikkeld wordt moet uitgaan van een privacy-by-design-principe. Wanneer het om open data gaat, zullen er per definitie geen persoonsgegevens gepubliceerd worden en gaat het veelal om omgevingsinformatie. Echter, wanneer bepaalde data op een geanonimiseerde of geaggregeerde manier gepubliceerd worden, dient men er voldoende aandacht voor te hebben dat dit op een grondige manier gebeurt, waardoor er geen identificeerbare kenmerken meer overblijven in de data. Dit sluit niet uit dat wanneer er bijvoorbeeld zeer veel data open gepubliceerd zouden worden, het mogelijk wordt individuen te gaan heridentificeren. Vooralsnog zijn er geen dergelijke gevallen bekend, maar het is een risico waar omzichtig mee omgesprongen dient te worden. Een privacy-by-design-aanpak bij het uitwerken van nieuwe oplossingen, het uitvoeren van een privacy impact assessment bij het ontsluiten van potentieel gevoelige data én een degelijk beslissingsproces voor het ontsluiten van data vangen dit risico op.

Dataveiligheid en informatiebeheer

Wanneer lokale besturen steeds meer data beginnen te verwerken en beheren, wordt dataveiligheid een belangrijkere uitdaging. Een goed uitgewerkt informatiebeheer is gelinkt aan het concept datahygiëne (bewustzijn en gedrag) en moet het vlot ontsluiten van open data faciliteren. Lokale besturen kunnen zich hierin laten ondersteunen door externe expertise aan te trekken, gebruik te maken van de ondersteuning van de Vlaamse Overheid of eigen personeel aantrekken of omscholen.

Digitale uitsluiting

Niet iedereen heeft toegang of de juiste vaardigheden om met digitale oplossingen om te gaan, laat staan met ruwe open data. Hoewel het doel van open data hergebruik door derden is, zal het veelal om bedrijven gaan en niet om individuele burgers die in de data duiken. Daarom is het – ook in het kader van het kerntakendebat – van belang dat de basisdienstverlening van het lokaal bestuur op een inclusieve manier toegankelijk is. Een opendata-initiatief mag nooit digitale uitsluiting in de hand werken, maar zou ertoe moeten leiden dat er meer en meer inclusieve oplossingen beschikbaar komen. Het is de taak van de overheid dit te monitoren en bij te sturen waar nodig.

Datakwaliteit en beleidsbeslissingen

Inzichten die opgebouwd worden op basis van data zijn maar zo goed als de onderliggende data. Wanneer er dus beleidsbeslissingen genomen worden op basis van data, is de kwaliteit en verificatie van die data zeer belangrijk. Wat open data betreft is het principe: als de data van voldoende kwaliteit zijn voor de overheid om er beleid op te baseren, moet deze kwaliteit ook volstaan voor de buitenwereld.

‘Open washing’

Dit laatste risico verwijst naar het geval waarin overheden claimen aan open data te doen om publicitaire redenen of omdat het moet in het kader van het Decreet Hergebruik. Deze strategie levert veelal weinig op en zal eerder een verspilling van middelen inhouden dan aanleiding geven tot een duurzaam opendatabeleid. Het is beter te vertrekken vanuit een concrete use case, project of uitdaging.