7 Belangrijkste lessen over open data

In het open dataverhaal spelen dus erg veel verschillende actoren, factoren en kritische succesvoorwaarden mee. Het potentieel is duidelijk, maar tussen droom en realiteit staan nog een aantal boeiende uitdagingen. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste lessen of take-aways uit dit boek. Deze lessen en aanbevelingen zijn opgesteld in vijf hoofdcategorieën1:
- Probleemdefinitie,
- Capaciteit en organisatiecultuur,
- Governance,
- Partnerschappen,
- Risico’s.

Probleemdefinitie

Aanleiding en context kaderen
Open data niet ‘om data te openen’, maar wel om ze in te schakelen voor een concreet (beleids)probleem.
Probleem en doelen definiëren
Definieer bij aanvang van een opendatatraject duidelijke doelstellingen en formuleer waar nuttig KPI’s (zie verder onder “governance”). Definieer de beleidsuitdaging en de rol van open data. Open data zullen het volledige probleem nooit in een vacuüm kunnen oplossen, maar kunnen instrumenteel zijn om zaken in een stroomversnelling te brengen.
‘Hergebruikersonderzoek’ doen
Ga te rade bij potentiële hergebruikers van je data, en ontdek welke doelstellingen zij belangrijk vinden. Via een transparante dialoog met hergebruikers krijgen zij ook meer inzicht in de uitdagingen waar een (lokale) overheid voor staat en kunnen ze meedenken over oplossingen.
Probleem herdefiniëren
Durf het initieel geïdentificeerde probleem te evalueren, bij te sturen of volledig te herdefiniëren. Door naar buiten te treden en te luisteren kan je het probleem verfijnen of zelfs helemaal omgooien.
Data-overzicht opstellen
Krijg zicht op wat er aanwezig is binnen de organisatie. Een exhaustief overzicht is vrijwel onmogelijk, maar het is wel belangrijk om eerst een algemeen beeld te krijgen op welke organisatie of medewerker verantwoordelijk is voor welke data.

Capaciteit en organisatiecultuur bij de lokale overheid

Data-infrastructuur uitbouwen
Data openen vereist een bepaalde infrastructuur, zoals een platform, portaal of up-to-date webpagina’s van de stad of gemeente (zie hoofdstuk 3). Voor kleinere gemeenten kan het nuttig en kostenbesparend zijn om dergelijke infrastructuur bovenlokaal te delen (bv. via een intercommunale, provincie of de Vlaamse overheid).
Organisatorische hinderpalen wegwerken
Een aanzienlijk deel van een opendatabeleid draait om organisatie: goede afspraken over welke bestuurslaag of dienst van de gemeente een bepaalde taak opneemt, zijn dus van groot belang. Dit is niet altijd vanzelfsprekend of transparant. Heldere communicatie is hierin cruciaal.
Expertise uitbouwen
Omgaan met (open) data vraagt een minimaal bewustzijn bij de betrokken werknemers over het belang van datahygiëne (zie hoofdstuk 2). Daarnaast is het van belang om binnen de organisatie meer kennis op te bouwen over open data, of meer gebruik te maken van het opleidingsaanbod dat er vandaag al is via bijvoorbeeld de Vlaamse Overheid.
Feedback opvangen
Open data impliceren feedback: hergebruikers van data of burgers die diensten afnemen op basis van open data, zullen (graag en vaak) feedback geven op de werking van het opendata-initiatief. Wees voorbereid om deze feedback op te vangen en positief te benaderen.
Middelen voorzien
Hoewel open data ten dele efficiëntiewinsten nastreven, vraagt een goed beleid wel een initiële investering en een vertaling naar vlot lopende processen en onderhoud. Je moet dus middelen vrijmaken voor open data.

Governance

Evaluatie (KPI’s) voorzien
Zoals eerder werd aangehaald, is het voor een duurzaam opendatabeleid van belang om in een goede evaluatie te voorzien en dus duidelijke KPI’s te hanteren (ongeacht of deze kwantitatief of kwalitatief worden ingevuld). Dit wil ook zeggen dat er een nulmeting moet gebeuren om het vooropgestelde resultaat tegen af te zetten. Zonder een degelijke evaluatie zal elk initiatief in vraag gesteld worden en is het moeilijk om duurzaamheid in te bouwen.
Gedeelde principes opstellen en uitdragen
In elke samenwerking is een gedeeld afsprakenkader van belang: de verschillende partijen moeten dezelfde terminologie gebruiken en begrijpen, én naar een gemeenschappelijk doel toewerken. Het Smart Flanders Open Data Charter van de dertien centrumsteden, de VGC en de Vlaamse Overheid is hier een voorbeeld van.
Standaarden en datakwaliteit bewaken
Een belangrijk aspect van datahygiëne is het gebruik van standaarden. Ook dit is een gevolg van een goed gedeeld afsprakenkader en zorgt ervoor dat je data makkelijker kunt delen, koppelen en uitwisselen.
Rollen en verantwoordelijkheden bepalen
Hierin schuilt vandaag waarschijnlijk een van de grootste uitdagingen omtrent open data, namelijk wie welke rollen en verantwoordelijkheden opneemt. Dit komt onder andere door de voortdurende verschuivingen in het kerntakendebat, zoals in hoofdstuk 6 werd meegegeven. Omdat open data een relatief nieuw gegeven zijn, blijft het zoeken naar een goed governance-model, zowel wat het technische (bv. toewijzen van URI’s) als het organisatorische (bv. effectieve feedbackmechanismen voorzien) betreft.
Wendbaarheid verzekeren
Aangezien open data vaak betrekking hebben op vrij innovatieve concepten is het belangrijk zich als organisatie zo wendbaar mogelijk op te stellen. In sommige gevallen moet je snel kunnen reageren en bijsturen, wat wil zeggen dat de organisatie en achterliggende processen hier klaar voor moeten zijn. Je moet ook met een aantal risico’s kunnen omgaan, die we verderop bespreken.

Partnerschappen

Data-eigenaars aanspreken
Ga op zoek naar nieuwe vormen van samenwerking en partnerschappen met data-eigenaars. Dit kan gaan om andere lokale overheden, de Vlaamse of federale overheid, of bedrijven die interessante data bezitten en al dan niet leverancier zijn aan overheden. Ga vanuit concrete uitdagingen en projecten op zoek naar partnerschappen, opdat je ook complexe langetermijnproblemen makkelijker kunt aanpakken.
Domeinexperten betrekken
Schakel je domeinexperts in (bv. mobiliteit, leefmilieu, openbaar domein, cultuur etc.). Open data (en breder Smart Cities) worden vaak overgelaten aan de strategische cel, studiedienst of GIS-verantwoordelijke. Het is vaak echter van groot belang om domeinexperts binnen het bestuur of de administratie te betrekken om een probleem goed te (her)definiëren en te bepalen of, hoe en welke data het best geopend worden. Ook in de metadatering, de beschrijving van de data, is het belangrijk om domeinexperts te raadplegen, zodat de redenen en doelen van de dataverzameling duidelijk zijn voor de buitenwereld.
‘Believers’ binnen de organisatie stimuleren
Identificeer de medewerkers binnen de organisatie die geloven in het belang van aandacht voor (open) data. Door hen actief te betrekken en verantwoordelijkheid te geven kan een opendatabeleid snel groeien. Faciliteer deze enthousiastelingen en geef hen de mogelijkheid, ruimte en tijd om nieuwe initiatieven op te zetten.
Gelijkgestemde organisaties aanspreken
Ga op zoek naar en maak gebruik van de kennis van gelijkgestemde organisaties, of het nu gaat om lokale besturen groot en klein, een departement van de Vlaamse Overheid, een lokale vereniging die een initiatief neemt, middenveldorganisaties zoals Mediawijs, Open Knowledge Belgium of lokale onderzoekscentra met expertise in het domein. Door kennis uit te wisselen met ervaringsdeskundigen en experts wordt een opendatabeleid meer onderbouwd.
Aanbesteden
Denk bij het afsluiten van nieuwe overeenkomsten of het heronderhandelen van bestaande contracten en concessies na over het data-eigenaarschap en hoe hiermee om te gaan. Gebruik standaardformuleringen voor (open) data bij de opmaak van bestekken en contracten. Voorbeeldclausules voor open data zijn beschikbaar op de website van Smart Flanders.

Risico’s

Privacy
Elke oplossing moet uitgaan van een privacy-by-design-principe. Bij open data zullen er per definitie geen persoonsgegevens gepubliceerd worden en gaat het veelal om omgevingsinformatie. Echter, wanneer je bepaalde data op een geanonimiseerde of geaggregeerde manier publiceert, moet je nagaan dat dit op een grondige manier gebeurt, zodat er geen identificeerbare kenmerken meer overblijven in de data. Wanneer er bijvoorbeeld zeer veel data open gepubliceerd zouden worden, wordt het misschien alsnog mogelijk om individuen te heridentificeren. Vooralsnog zijn er geen dergelijke gevallen bekend, maar het is een risico waarbij voorzichtigheid geboden is. Een privacy-by-design-aanpak bij de uitwerking van nieuwe oplossingen, de uitvoering van een privacy impact assessment bij de ontsluiting van potentieel gevoelige data én een degelijk beslissingsproces voor de ontsluiting van data vangen dit risico op.
Dataveiligheid en informatiebeheer
Wanneer lokale besturen steeds meer data verwerken en beheren, wordt dataveiligheid een belangrijkere uitdaging. Een goed uitgewerkt informatiebeheer is gelinkt aan het concept datahygiëne (bewustzijn en gedrag) en moet een vlotte ontsluiting van open data faciliteren. Lokale besturen kunnen zich hierin laten ondersteunen door externe expertise aan te trekken, gebruik te maken van de ondersteuning van de Vlaamse Overheid of eigen personeel aantrekken of omscholen.
Digitale uitsluiting
Wanneer lokale besturen steeds meer data verwerken en beheren, wordt dataveiligheid een belangrijkere uitdaging. Een goed uitgewerkt informatiebeheer is gelinkt aan het concept datahygiëne (bewustzijn en gedrag) en moet een vlotte ontsluiting van open data faciliteren. Lokale besturen kunnen zich hierin laten ondersteunen door externe expertise aan te trekken, gebruik te maken van de ondersteuning van de Vlaamse Overheid of eigen personeel aantrekken of omscholen.
Datakwaliteit en beleidsbeslissingen
Inzichten op basis van data zijn maar zo goed als de onderliggende data. Wanneer er dus beleidsbeslissingen genomen worden op basis van data, is de kwaliteit en verificatie van die data zeer belangrijk. Wat open data betreft is het principe: als de data van voldoende kwaliteit zijn voor de overheid om er beleid op te baseren, moet deze kwaliteit ook volstaan voor de buitenwereld.
‘Open washing’
Dit laatste risico verwijst naar het geval waarin overheden claimen aan open data te doen om publicitaire redenen of omdat het moet in het kader van het Decreet Hergebruik. Deze strategie levert veelal weinig op en zal eerder een verspilling van middelen inhouden dan aanleiding geven tot een duurzaam opendatabeleid. Het is beter te vertrekken vanuit een concrete use case, project of uitdaging.

Blijf op de hoogte van onze laatste ontwikkelingen en volg ons op de verschillende social media kanalen.